В первой части рассмотрели глобальную цифровую реформу логистики. Напомним, что в соответствии с Федеральным законом № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года бизнес обязан полностью перейти на электронные перевозочные документы (ЭТрН, накладные, заказы и расписки) через систему ГИС ЭПД. Также был рассмотрен запуск реестра экспедиторов «ГосЛог» и обозначены ключевые сроки, которые важно не пропустить.

В продолжении разберем, как перестроить работу без кассовых разрывов и сбоев в поставках. Вы узнаете, какие шаги необходимо предпринять руководству уже сейчас, чтобы избежать многомиллионных штрафов и защитить налоговые расходы компании. Ниже представлен подробный анализ рисков, практических преимуществ цифровизации и пошаговый чек-лист подготовки. Читайте до конца и внедряйте рекомендации в работу.

⚙️ Что нужно сделать бизнесу уже сейчас

Основные этапы подготовки:

• Выбрать оператора ИС ЭПД с удобной интеграцией (1С, SAP и др.);
• Получить электронные подписи:
• УКЭП (квалифицированная) — для руководителя и ключевых сотрудников;
• УНЭП через «Госключ» — для водителей;

• Настроить учетную систему и обучить персонал;
• Зарегистрироваться в «ГосЛог» (для экспедиторов);
• Протестировать процессы с основными контрагентами.

Затронутые подразделения: логистика, бухгалтерия, IT, юридический отдел и водители.

⚠️ Риски несоблюдения требований

• Штрафы за работу без регистрации в реестре: от 100 000 до 1 000 000 ₽ для юрлиц (при повторном нарушении — выше);
• Отказ в признании расходов в налоговом учете;
• Невозможность легально работать с перевозчиками и экспедиторами;
• Задержки поставок и взаиморасчетов.

✔️ Преимущества электронного документооборота

• Существенное сокращение расходов на бумагу, печать и курьеров;
• Ускорение оплаты в среднем на 20 дней;
• Полная сохранность документов;
• Единый актуальный документ для всех участников цепочки;
• Значительное сокращение запросов от контролирующих органов.

📌 Пошаговый чек-лист подготовки до 1 сентября 2026 года

1. Проанализируйте все свои перевозки и определите попадающие под новые правила документы;
2. Получите УКЭП и настройте машиночитаемые доверенности (МЧД);
3. Подключитесь к оператору ИС ЭПД;
4. Зарегистрируйтесь в «ГосЛог» (если вы экспедитор);
5. Настройте интеграцию с учетной системой;
6. Обучите сотрудников;
7. Проведите пилотные электронные перевозки;
8. Обновите договоры с контрагентами;
9. Назначьте ответственных и утвердите внутренние регламенты;
10. Протестируйте полный цикл документооборота.

🎯 Вывод и рекомендации

До 1 сентября 2026 года компаниям необходимо полностью подготовить процессы, электронные подписи, программное обеспечение и взаимодействие с контрагентами для работы через ГИС ЭПД.

Экспедиторам особенно важно успеть зарегистрироваться в реестре «ГосЛог» — иначе деятельность будет запрещена. Рекомендуем руководителям и собственникам уже в ближайшее время сформировать рабочую группу и начать тестирование. Ранний переход позволит избежать штрафов, оптимизировать процессы и получить реальное конкурентное преимущество.

Есть вопросы о том, готова ли ваша компания к работе по новым правилам? В рамках персональной консультации подробно разберём вашу ситуацию и найдём оптимальные решения.

➡ Проконсультироваться