Чаще всего это происходит из-за трёх ошибок: источник данных не расширился на новые строки, в исходнике есть пустые строки, или в сводной активирован забытый фильтр.

Проверьте, оформлен ли исходный диапазон как «умная таблица» (Ctrl+T). Если нет, сводная будет использовать статичный адрес и игнорировать свежие записи.

Вторая по популярности причина — полностью пустая строка или столбец, которые разрывают непрерывный массив данных. Если с источником всё в порядке, кликните по значкам воронки в полях сводной — возможно, данные скрыты фильтром.

Более глубокий разбор всех основ есть в полном руководстве по сводным таблицам для начинающих.

🔗 Источник: эксел.рф