Im ersten Teil haben wir die globale digitale Logistikreform betrachtet. Zur Erinnerung: Gemäß dem Bundesgesetz Nr. 140-FZ ab dem 1. September 2026 sind Unternehmen verpflichtet, vollständig auf elektronische Transportdokumente (ETrN, Frachtbriefe, Aufträge und Quittungen) über das System GIS EPD umzustellen. Ebenfalls wurde der Start des Speditionsregisters „GosLog“ behandelt und die wichtigsten Fristen genannt, die nicht verpasst werden sollten.

Im Folgenden analysieren wir, wie die Arbeit ohne Liquiditätsengpässe und Lieferunterbrechungen umgestellt werden kann. Sie erfahren, welche Schritte die Geschäftsführung bereits jetzt unternehmen muss, um Millionenstrafen zu vermeiden und die steuerlichen Ausgaben des Unternehmens zu schützen. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Analyse der Risiken, praktischen Vorteile der Digitalisierung und eine schrittweise Checkliste zur Vorbereitung. Lesen Sie bis zum Ende und setzen Sie die Empfehlungen in die Praxis um.

⚙️ Was Unternehmen jetzt tun müssen

Wichtige Vorbereitungsschritte:

• Auswahl eines IS EPD-Betreibers mit bequemer Integration (1C, SAP usw.);
• Beschaffung von elektronischen Signaturen:
• UKEP (qualifiziert) – für den Geschäftsführer und wichtige Mitarbeiter;
• UNEP über „Goskljutsch“ – für Fahrer;

• Einrichtung des Buchhaltungssystems und Schulung der Mitarbeiter;
• Registrierung bei „GosLog“ (für Spediteure);
• Testen der Prozesse mit wichtigen Vertragspartnern.

Betroffene Abteilungen: Logistik, Buchhaltung, IT, Rechtsabteilung und Fahrer.

⚠️ Risiken bei Nichteinhaltung der Anforderungen

• Strafen für die Arbeit ohne Registrierung im Register: von 100.000 bis 1.000.000 ₽ für juristische Personen (bei Wiederholung höher);
• Nichtanerkennung von Ausgaben in der Steuerbuchhaltung;
• Unmöglichkeit der legalen Zusammenarbeit mit Transportunternehmen und Spediteuren;
• Lieferverzögerungen und Verzögerungen bei Abrechnungen.

✔️ Vorteile des elektronischen Dokumentenflusses

• Deutliche Reduzierung der Kosten für Papier, Druck und Kurierdienste;
• Schnellere Zahlungen im Durchschnitt um 20 Tage;
• Vollständige Sicherheit der Dokumente;
• Ein einheitliches aktuelles Dokument für alle Beteiligten der Kette;
• Deutliche Reduzierung von Anfragen der Kontrollbehörden.

📌 Schrittweise Checkliste zur Vorbereitung bis zum 1. September 2026

1. Analysieren Sie alle Ihre Transporte und identifizieren Sie die unter die neuen Regeln fallenden Dokumente;
2. Besorgen Sie sich UKEP und richten Sie maschinenlesbare Vollmachten (MChD) ein;
3. Schließen Sie sich einem IS EPD-Betreiber an;
4. Registrieren Sie sich bei „GosLog“ (wenn Sie Spediteur sind);
5. Richten Sie die Integration mit dem Buchhaltungssystem ein;
6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter;
7. Führen Sie Pilot-Transporte mit elektronischen Dokumenten durch;
8. Aktualisieren Sie die Verträge mit Ihren Vertragspartnern;
9. Ernennen Sie Verantwortliche und genehmigen Sie interne Regelungen;
10. Testen Sie den vollständigen Dokumentenflusszyklus.

🎯 Fazit und Empfehlungen

Bis zum 1. September 2026 müssen Unternehmen ihre Prozesse, elektronischen Signaturen, Software und die Zusammenarbeit mit Vertragspartnern für die Arbeit über GIS EPD vollständig vorbereiten.

Spediteure müssen sich besonders rechtzeitig im Register „GosLog“ registrieren – sonst ist die Tätigkeit untersagt. Wir empfehlen Geschäftsführern und Eigentümern, in naher Zukunft eine Arbeitsgruppe zu bilden und mit Tests zu beginnen. Ein früher Umstieg hilft, Strafen zu vermeiden, Prozesse zu optimieren und einen echten Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Haben Sie Fragen, ob Ihr Unternehmen für die Arbeit nach den neuen Regeln bereit ist? Im Rahmen einer persönlichen Beratung analysieren wir Ihre Situation und finden optimale Lösungen.

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