Von Excel zum Raumschiff mit zwei Add-Ins 😎

Excel, das in 90% der Unternehmen verwendet und hinter vorgehaltener Hand kritisiert wird, nutzt tatsächlich nur einen Bruchteil seiner Möglichkeiten. Daten werden von Hand eingegeben, Typen manuell korrigiert, und die Frage „Aktualisiert es sich selbst?“ löst einen tiefen Seufzer aus. Denn zwei Registerkarten im Menü blieben unberührt.

Der Zeitplan der meisten sieht so aus: Datei heruntergeladen, von Hand bereinigt, Formeln hinzugefügt, an den Chef gesendet. Am nächsten Tag alles von vorne. Übermorgen alles von vorne. Tödliche Langeweile. 😔
Vierzig Minuten täglich für eine Arbeit, die drei Klicks dauern sollte.

Jetzt füge 2 Millionen Zeilen hinzu. Excel stößt bei einer Million Zeilen an seine Grenzen und gibt auf. Ok, teile die Datei in Teile. Verliere Verbindungen zwischen Tabellen, die Pivot-Tabelle beginnt zu lügen.

Man kann 2 Add-Ins aktivieren und Excel maximal nutzen.
Ich habe diese Add-Ins 2017 kennengelernt. Ich jobbte als Freelancer. WordPress-Seiten und allerlei Routine. Dann kam eine Aufgabe. Aus 60 dicken Excel-Dateien sollten nur bestimmte Produktgruppen extrahiert und in einer Datei zusammengeführt werden. Zwei Tage Zeit. Ich versuchte, 2 Dateien von Hand zusammenzustellen. Schrecklich, langweilig und mühsam. Ich begann, das Netz zu durchforsten, ob es eine Wunderpille gibt. Und fand Power Query. Nach kurzer Einarbeitung in die Oberfläche verband ich alle Dateien aus dem Ordner und erstellte die Zieldatei in 10 Minuten. Ich war baff. Okay, lass mich erklären, was für Tiere diese Add-Ins sind 💪

1️⃣ Power Query: Daten ohne Handarbeit

Es ist bereits integriert. Registerkarte „Daten“, Abschnitt „Abrufen und Transformieren“. Schließe die Quelle einmal an, konfiguriere die Transformation, dann klicke auf „Aktualisieren“. Der Prozess, der eine Stunde dauerte, dauert jetzt zehn Sekunden.

Es gibt jedoch ein Problem. Power Query „errät“ Datentypen, indem es nur die ersten 200–1000 Zeilen betrachtet, je nach Quelle. Für CSV reichen 200, für andere Formate etwas mehr. Aber der Kern ist: Wenn die Daten heterogen sind, werden Zahlen stillschweigend zu Text, ohne eine einzige Warnung.

Um ruhig schlafen zu können, solltest du Datentypen immer manuell festlegen. Vertraue nicht der automatischen Erkennung. Ja, es dauert länger. Aber dann musst du nicht alte Einstellungen durchforsten und das Problem suchen.

Und noch etwas. Erstelle keine einzige riesige Abfrage. Verwende immer einen iterativen Ansatz.
Eine Kette funktioniert besser: ein separater Schritt für die Bereinigung, ein separater für die Transformation. Das Laden ebenfalls separat. Wenn etwas kaputt geht (und das wird passieren), findest du das Problem in einer Minute, nicht in einer Stunde.

Und ja, PQ ermöglicht das direkte Verbinden von Datenbanken ✅

2️⃣ Power Pivot: Excel ohne Grenzen

1.048.576 Zeilen – das Limit von normalem Excel. Power Pivot hält zig Millionen durch VertiPaq-Kompression (derselbe Motor wie in Power BI). Die xlsx-Datei selbst wird dabei schwerer, da eine Datenbank darin verpackt wird. Dafür belegen die Daten im Speicher um ein Vielfaches weniger: VertiPaq komprimiert etwa um den Faktor 10 (die genaue Zahl hängt von den Daten ab), speichert spaltenweise statt zeilenweise. Große Daten fliegen.

Das Wichtigste, was es gibt, sind Measures. Packe nicht alles in berechnete Spalten: Sie werden immer berechnet und blähen das Modell auf, während ein Measure nur dann berechnet wird, wenn du es in der Pivot-Tabelle siehst, im spezifischen Filterkontext. Der Unterschied ist enorm.

Das Herz von Power Pivot ist die Funktion CALCULATE. Sie ändert den Berechnungskontext. „Verkäufe ohne Retouren“, „Plan nur für Moskau“, „Was wäre, wenn der Preis um 10% gestiegen wäre“. Das ist alles CALCULATE.

Für Apple-Liebhaber, zu denen auch ich gehöre 😁
Power Pivot ist auf macOS nicht verfügbar. Ja, traurig, aber so ist es. Wenn es im Team Kollegen mit Mac gibt, werden sie dieses Wunder einfach nicht sehen.

Wenn deine Berichte um Excel kreisen – probiere diese beiden Add-Ins aus 👇

#excel

@data_dzen 🙂