Klinik. 3 Verwaltungsangestellte. 12 Ärzte. 80+ Termine pro Tag.

📞 Anruf – „Bitte warten Sie, ich schaue nach dem Zeitplan“ – 4 Minuten Stille – „Welche Uhrzeit passt Ihnen?“ – „Oh, dieses Fenster wurde bereits vergeben, während wir sprachen.“

Kommt Ihnen bekannt vor?

Der Eigentümer kam mit einem konkreten Problem: Die Verwaltungsangestellten schaffen es physisch nicht, den eingehenden Strom zu bewältigen. Stoßzeiten – verlorene Anrufe. Abends und am Wochenende – absolute Stille, obwohl die Leute Termine buchen möchten.

🛠 Was ich gemacht habe

Telegram Mini App – ein persönliches Patientenportal direkt im Messenger.

Der Patient öffnet den Bot → sieht verfügbare Spezialisten → wählt Datum und Uhrzeit aus den tatsächlich freien Slots → bestätigt die Buchung. Fertig. Keine Anrufe, kein „Rufen Sie morgen zurück“.

⚙️ Unter der Haube:
– TMA zieht den Zeitplan jedes Arztes in Echtzeit aus Google Calendar
– Wenn ein Patient einen Slot bucht, erscheint der Termin sofort im Kalender des Arztes
– Wenn der Arzt selbst ein Ereignis in den Kalender einträgt, wird der Slot automatisch in TMA geschlossen
– 2 Stunden vor dem Termin erhält der Patient eine Erinnerung in Telegram
– Wenn er absagt, wird der Slot wieder geöffnet

🔄 Bidirektionale Synchronisation. Kein „Export einmal pro Stunde“, sondern eine Live-Verbindung.

📱 Warum TMA und nicht eine mobile App?

Eine mobile App bedeutet 2-3 Monate Entwicklung, ein Budget von über 500.000, und vor allem: Die Patienten werden sie nicht herunterladen. Die Statistik ist hart – 80% löschen die Klinik-App in der ersten Woche.

TMA lebt in Telegram, das bereits jeder hat. Nichts muss heruntergeladen werden. Keine Registrierung erforderlich. Bot geöffnet – Termin gebucht.

⏱️ Die Entwicklung dauerte 14 Tage. Mittels Vibe-Coding, nicht mit einem klassischen Team.

📊 Ergebnis nach dem ersten Monat
→ 62% der Buchungen erfolgen jetzt über den Bot, nicht per Anruf
→ Die Verwaltungsangestellten haben ~35 Stunden pro Woche frei
→ Anzahl der „verlorenen“ Patienten außerhalb der Geschäftszeiten: von ~40 pro Monat auf null
→ No-Show (Nichterscheinen) um 28% gesunken – die Erinnerungen wirken

💰 Der Eigentümer hat berechnet: Allein die verlorenen Buchungen außerhalb der Geschäftszeiten belaufen sich auf 180.000 Rubel/Monat.

🎯 Was wichtig zu verstehen ist

Dies ist kein „Buchungs-Bot“. Es gibt Hunderte von Buchungs-Bots, und die meisten davon sind tote Formulare, die niemand ausfüllt.

Der Schlüssel liegt hier in der kundenspezifischen Logik für die jeweilige Klinik. Jeder Arzt hat seinen eigenen Zeitplan, eigene Regeln (manche nehmen nur an geraden Tagen, manche arbeiten freitags nachmittags nicht), eigene Behandlungstypen mit unterschiedlicher Dauer.

Ein Standard-Baukasten kann das nicht leisten. Maßgeschneiderter Code schon.

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