Vlad, necesitamos contratar gente.
Cómo encontramos 19 millones de rublos simplemente prohibiendo inflar la plantilla

Normalmente, el propietario acude al tracker con una solicitud de crecimiento. Pero en este caso, el crecimiento ya se había producido, y ahora hay otro problema: Hay un montón de solicitudes, los gerentes están desbordados. Necesitamos contratar gente urgentemente para manejar el volumen

El propietario veía la solución en contratar más manos. Yo decidí primero encontrar la causa y profundizar en lo que estaba sucediendo.

Etapa 1. Digitalización: hechos contra sensaciones. Primera regla: dejar de creer en las palabras («estamos cansados») y mirar los números. Necesitábamos entender: ¿dónde se pierde exactamente el tiempo?

Implementamos la «fotografía de la jornada laboral». Durante tres días seguidos —miércoles, jueves, viernes— cada 15 minutos registrábamos en qué estaban ocupados los valiosos vendedores.

Qué mostraron las mediciones:
En lugar de vender, los gerentes pasaban el 62% del tiempo trabajando como secretarios. Ingresaban manualmente las facturas en 1C. Corrían por las oficinas para firmar contratos. Corregían errores tipográficos. La empresa les pagaba como «estrellas», pero los usaba como mensajeros.

Etapa 2. Hipótesis millonaria
Nos sentamos con el propietario y calculamos: «Si automatizamos la rutina (conectamos EDI + CRM), NO necesitamos gente nueva. El equipo actual podrá hacer 1,5 veces más».

Etapa 3. Seguimiento de la implementación
No basta con idear, hay que implementar. Normalmente en esta etapa todo se estanca: los contratistas se demoran, los empleados se rebelan («antes era mejor»), el propietario se distrae.

Realizamos una licitación. Yo me aseguraba de que los contratistas no solo «instalaran software», sino que resolvieran el problema de negocio: reducir la rutina y liberar tiempo.

Ritmo de sprints: Avanzábamos en saltos de una semana. Cada jueves, una revisión clara. ¿Qué está listo? ¿Quién está frenando? ¿Qué hacemos después?

Domando el sabotaje: Cuando el equipo comenzó a resistirse (y eso es inevitable), los remitía a los números. No discutíamos «me gusta/no me gusta», mirábamos «más rápido/más lento».

Etapa 4. Resultado (Punto B) Seis meses después calculamos el efecto sobre el volumen anual (2400 pedidos).

Miren la magia de los números: 📉 Procesos: Eliminamos del sistema 22 160 horas de trabajo manual. 👥 Personas: Esto equivale al trabajo de 11 empleados a tiempo completo.

Obtuvimos un departamento entero de 11 personas gratis, simplemente eliminando la «basura» de los procesos.

💰 Dinero: Convertimos las horas en costo laboral (salario + impuestos + oficina) = 19 944 000 rublos de ahorro al año.

🚀 Crecimiento: 25% del tiempo liberado lo destinamos a llamadas y ventas. Las mismas personas comenzaron a generar más dinero.

Conclusión principal: El trabajo del tracker no es dar consejos. Es gestionar cambios cuando todos tienen miedo y es difícil (incluso si es el propio tracker 😁😁😁) y llevar la implementación hasta el final, sin dejar que el proceso se desvíe.

Hoja de cálculo para seguimiento del tiempo