De Excel a una nave espacial con dos complementos 😎

Excel, que se usa en el 90% de las empresas y se critica a sus espaldas, en realidad solo utiliza una fracción de sus capacidades. Los datos se ingresan manualmente, los tipos se corrigen a mano, y la pregunta "¿se actualizará solo?" provoca un suspiro profundo. Porque dos pestañas en el menú siguen intactas.

El cronograma de la mayoría es así: descargar el archivo, limpiarlo manualmente, agregar fórmulas, enviarlo al jefe. Al día siguiente, todo de nuevo. Al otro día, todo de nuevo. Un aburrimiento mortal. 😔
Cuarenta minutos al día para un trabajo que debería tomar tres clics.

Ahora añade 2 millones de filas. Excel choca contra el techo en un millón de filas y se cuelga. Ok, divides el archivo en partes. Pierdes las relaciones entre tablas, la tabla dinámica empieza a mentir.

Pero puedes activar 2 complementos y usar Excel al máximo.
Conocí estos complementos en 2017. Trabajaba como freelancer. Sitios en WordPress y rutina variada. Llega una tarea. Necesito extraer solo ciertos grupos de productos de 60 archivos de Excel pesados y combinarlos en un solo archivo. Me dieron dos días. Intenté armar 2 archivos manualmente. Horror, aburrido y tedioso. Empecé a buscar en la red, tal vez haya una píldora mágica. Y encontré Power Query. Después de jugar un poco con la interfaz, conecté todos los archivos de la carpeta y armé el archivo objetivo en 10 minutos. Casi me levanto de la silla. Bueno, vamos, te contaré qué bestias son estos complementos 💪

1️⃣ Power Query: datos sin manos

Ya está integrado. Pestaña "Datos", sección "Obtener y transformar". Conectas la fuente una vez, configuras la transformación, luego haces clic en "Actualizar". El proceso que tomaba una hora ahora toma diez segundos.

Pero hay un problema. Power Query "adivina" los tipos de datos mirando solo las primeras 200–1000 filas, según la fuente. Para CSV bastan 200, para otros formatos un poco más. Pero la idea es la misma: si los datos no son homogéneos, los números se convierten silenciosamente en texto sin ninguna advertencia.

Por eso, para dormir tranquilo, siempre establece los tipos de datos manualmente. No confíes en la detección automática. Sí, lleva más tiempo. Pero luego no tendrás que revisar configuraciones antiguas y buscar el problema.

Y otra cosa. No hagas una consulta enorme. Siempre usa un enfoque iterativo en tu trabajo.
La cadena funciona mejor: un paso separado para limpiar, otro para transformar. La carga también por separado. Cuando algo se rompa (y sucederá), encontrarás el problema en un minuto, no en una hora.

Y sí, PQ permite conectar bases de datos directamente ✅

2️⃣ Power Pivot: Excel sin techo

1 048 576 filas es el límite de Excel normal. Power Pivot maneja decenas de millones mediante compresión VertiPaq (el mismo motor que está dentro de Power BI). El archivo xlsx se vuelve más pesado, se empaqueta una base de datos en su interior. Pero en memoria los datos ocupan mucho menos: VertiPaq comprime aproximadamente 10 veces (bueno, ese es el orden, la cifra exacta depende de los datos), almacena en columnas, no en filas. Los datos grandes vuelan.

Lo principal que tiene son las medidas. No pongas todo en columnas calculadas: se calculan siempre y expanden el modelo, mientras que una medida se calcula solo cuando la ves en la tabla dinámica, bajo el contexto de filtro específico. La diferencia es enorme.

El corazón de Power Pivot es la función CALCULATE. Cambia el contexto de cálculo. "Ventas sin devoluciones", "plan solo para Moscú", "qué pasa si el precio sube un 10%". Todo eso es CALCULATE.

Para los amantes de Apple, como yo 😁
Power Pivot no está disponible en macOS. Sí, es triste, pero así es. Si en el equipo hay colegas con Mac, simplemente no verán esta maravilla.

Si tus informes giran en torno a Excel, prueba estos dos complementos 👇

#excel

@data_dzen 🙂