Dans la première partie, nous avons examiné la réforme numérique mondiale de la logistique. Rappelons que conformément à la loi fédérale n° 140-FZ à partir du 1er septembre 2026, les entreprises sont tenues de passer entièrement aux documents de transport électroniques (ETrN, lettres de voiture, commandes et récépissés) via le système GIS EPD. Nous avons également examiné le lancement du registre des transitaires «GosLog» et indiqué les délais clés à ne pas manquer.

Dans la suite, nous analyserons comment réorganiser le travail sans ruptures de trésorerie ni perturbations des approvisionnements. Vous découvrirez les mesures que la direction doit prendre dès maintenant pour éviter des amendes de plusieurs millions et protéger les dépenses fiscales de l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous une analyse détaillée des risques, des avantages pratiques de la numérisation et une liste de contrôle préparatoire étape par étape. Lisez jusqu'au bout et mettez en œuvre les recommandations.

⚙️ Ce que les entreprises doivent faire dès maintenant

Étapes principales de la préparation :

• Choisir un opérateur IS EPD avec une intégration pratique (1C, SAP, etc.) ;
• Obtenir les signatures électroniques :
• UKEP (qualifiée) — pour le dirigeant et les employés clés ;
• UNEP via «Goskluch» — pour les conducteurs ;

• Configurer le système comptable et former le personnel ;
• S'inscrire dans «GosLog» (pour les transitaires) ;
• Tester les processus avec les principaux contreparties.

Services concernés : logistique, comptabilité, IT, service juridique et conducteurs.

⚠️ Risques de non-conformité

• Amendes pour travail sans inscription au registre : de 100 000 à 1 000 000 ₽ pour les personnes morales (en cas de récidive, plus élevées) ;
• Refus de reconnaissance des dépenses en comptabilité fiscale ;
• Impossibilité de travailler légalement avec les transporteurs et transitaires ;
• Retards de livraison et de règlements mutuels.

✔️ Avantages de la gestion électronique des documents

• Réduction significative des coûts de papier, d'impression et de coursiers ;
• Accélération des paiements en moyenne de 20 jours ;
• Conservation intégrale des documents ;
• Document unique et à jour pour tous les participants de la chaîne ;
• Réduction significative des demandes des autorités de contrôle.

📌 Liste de contrôle préparatoire étape par étape jusqu'au 1er septembre 2026

1. Analysez tous vos transports et identifiez les documents concernés par les nouvelles règles ;
2. Obtenez une UKEP et configurez les procurations lisibles par machine (MChD) ;
3. Connectez-vous à un opérateur IS EPD ;
4. Inscrivez-vous dans «GosLog» (si vous êtes transitaire) ;
5. Configurez l'intégration avec le système comptable ;
6. Formez les employés ;
7. Réalisez des transports électroniques pilotes ;
8. Mettez à jour les contrats avec les contreparties ;
9. Désignez des responsables et approuvez les règlements internes ;
10. Testez le cycle complet de gestion documentaire.

🎯 Conclusion et recommandations

D'ici au 1er septembre 2026, les entreprises doivent préparer entièrement les processus, les signatures électroniques, les logiciels et l'interaction avec les contreparties pour fonctionner via GIS EPD.

Les transitaires doivent particulièrement veiller à s'inscrire dans le registre «GosLog» — sinon l'activité sera interdite. Nous recommandons aux dirigeants et propriétaires de constituer un groupe de travail dans les plus brefs délais et de commencer les tests. Une transition précoce permettra d'éviter les amendes, d'optimiser les processus et d'obtenir un réel avantage concurrentiel.

Vous avez des questions sur la préparation de votre entreprise à travailler selon les nouvelles règles ? Dans le cadre d'une consultation personnalisée, nous analyserons votre situation en détail et trouverons les solutions optimales.

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