Vlad, kita perlu merekrut orang.
Bagaimana kami menemukan 19 juta ₽, hanya dengan melarang pembengkakan staf

Biasanya pemilik datang ke tracker dengan permintaan untuk pertumbuhan. Namun dalam kasus ini, pertumbuhan sudah terjadi, dan sekarang masalah lain: Banjir pesanan, manajer kewalahan. Perlu segera merekrut orang untuk menangani volume

Pemilik melihat solusinya dengan merekrut lebih banyak tenaga. Saya memutuskan untuk mencari penyebabnya terlebih dahulu, dan menggali apa yang terjadi

Tahap 1. Digitalisasi: fakta vs perasaan Aturan pertama: berhenti percaya kata-kata (“kami lelah”) dan lihat angka-angka. Kami perlu memahami: di mana tepatnya waktu hilang?

Kami menerapkan “fotografi hari kerja”. Tiga hari berturut-turut — Rabu, Kamis, Jumat — kami setiap 15 menit mencatat apa yang dilakukan para tenaga penjual yang mahal.

Apa yang ditunjukkan oleh pengukuran:
Alih-alih menjual, para manajer 62% waktu bekerja sebagai sekretaris. Mereka secara manual memasukkan faktur ke 1C. Berlari antar ruangan untuk menandatangani kontrak. Memperbaiki salah ketik. Perusahaan membayar mereka seperti “bintang”, tetapi menggunakan mereka seperti kurir.

Tahap 2. Hipotesis senilai jutaan
Kami duduk dengan pemilik dan menghitung: “Jika kami mengotomatiskan rutinitas (menghubungkan EDI + CRM), kami TIDAK butuh orang baru. Tim saat ini bisa melakukan 1,5 kali lebih banyak

Tahap 3. Pelacakan implementasi
Tidak cukup hanya merencanakan — harus diimplementasikan. Biasanya pada tahap ini semuanya macet: kontraktor mengulur waktu, karyawan memberontak (“dulu lebih baik”), pemilik teralihkan.

Kami mengadakan tender. Saya memastikan bahwa kontraktor tidak hanya “memasang perangkat lunak”, tetapi menyelesaikan masalah bisnis — mengurangi rutinitas dan membebaskan waktu.

Irama sprint: Kami bergerak dalam lompatan satu minggu. Setiap Kamis — pemeriksaan yang jelas. Apa yang sudah siap? Siapa yang melambat? Apa yang kita lakukan selanjutnya?

Menjinakkan sabotase: Ketika tim mulai melawan (dan ini tidak bisa dihindari), saya mengembalikan semua orang ke angka. Kami tidak berdebat “suka/tidak suka”, kami melihat “lebih cepat/lebih lambat”.

Tahap 4. Hasil (Titik B) Setelah enam bulan, kami menghitung efek pada volume tahunan (2400 pesanan).

Lihatlah keajaiban angka: 📉 Proses: Kami menghilangkan 22.160 jam kerja manual dari sistem. 👥 Orang: Ini setara dengan kerja 11 karyawan penuh waktu.

Kami mendapatkan seluruh departemen yang terdiri dari 11 orang secara gratis, hanya dengan membersihkan “sampah” dari proses.

💰 Uang: Mengonversi jam ke biaya gaji (gaji + pajak + kantor) = penghematan 19.944.000 rubel per tahun.

🚀 Pertumbuhan: 25% dari waktu yang dibebaskan kami arahkan untuk panggilan dan penjualan. Orang yang sama mulai menghasilkan lebih banyak uang.

Kesimpulan utama: Pekerjaan tracker bukanlah memberikan saran. Ini adalah mengelola perubahan ketika semua orang takut dan kesulitan (bahkan jika itu trackernya sendiri 😁😁😁) dan memastikan implementasi sampai selesai, tanpa membiarkan prosesnya gagal.

Spreadsheet untuk melacak waktu