Na primeira parte, analisamos a reforma digital global da logística. Lembramos que, de acordo com a Lei Federal nº 140-FZ, a partir de 1º de setembro de 2026, as empresas são obrigadas a migrar completamente para documentos de transporte eletrônicos (ETrN, notas fiscais, pedidos e recibos) através do sistema GIS EPD. Também foi analisado o lançamento do registro de expedidores "GosLog" e os prazos-chave que não devem ser perdidos.

Na continuação, veremos como reestruturar o trabalho sem lacunas de caixa e interrupções no fornecimento. Você descobrirá quais medidas a administração precisa tomar agora para evitar multas milionárias e proteger as despesas fiscais da empresa. Abaixo está uma análise detalhada dos riscos, vantagens práticas da digitalização e uma lista de verificação passo a passo. Leia até o final e implemente as recomendações no seu trabalho.

⚙️ O que as empresas precisam fazer agora

Etapas principais de preparação:

• Escolher um operador de IS EPD com integração conveniente (1C, SAP, etc.);
• Obter assinaturas eletrônicas:
• UKEP (qualificada) — para o diretor e funcionários-chave;
• UNEP via "GosKlyuch" — para motoristas;

• Configurar o sistema contábil e treinar a equipe;
• Registrar-se no "GosLog" (para expedidores);
• Testar processos com os principais contrapartes.

Departamentos afetados: logística, contabilidade, TI, jurídico e motoristas.

⚠️ Riscos de não conformidade

• Multas por operar sem registro no registro: de 100.000 a 1.000.000 ₽ para pessoas jurídicas (em caso de reincidência, maior);
• Recusa em reconhecer despesas na contabilidade fiscal;
• Impossibilidade de trabalhar legalmente com transportadoras e expedidores;
• Atrasos nas entregas e acertos financeiros.

✔️ Vantagens do fluxo de documentos eletrônicos

• Redução significativa de custos com papel, impressão e mensageiros;
• Aceleração do pagamento em média em 20 dias;
• Preservação total dos documentos;
• Documento único e atualizado para todos os participantes da cadeia;
• Redução significativa de consultas de órgãos de controle.

📌 Lista de verificação passo a passo até 1º de setembro de 2026

1. Analise todos os seus transportes e identifique os documentos que se enquadram nas novas regras;
2. Obtenha UKEP e configure procurações legíveis por máquina (MChD);
3. Conecte-se a um operador de IS EPD;
4. Registre-se no "GosLog" (se você for expedidor);
5. Configure a integração com o sistema contábil;
6. Treine os funcionários;
7. Realize transportes eletrônicos piloto;
8. Atualize os contratos com contrapartes;
9. Nomeie responsáveis e aprove regulamentos internos;
10. Teste o ciclo completo do fluxo de documentos.

🎯 Conclusão e recomendações

Até 1º de setembro de 2026, as empresas precisam preparar completamente os processos, assinaturas eletrônicas, software e interação com contrapartes para operar através do GIS EPD.

Expedidores especialmente precisam se registrar no registro "GosLog" a tempo — caso contrário, a atividade será proibida. Recomendamos que diretores e proprietários formem um grupo de trabalho em breve e iniciem os testes. A transição antecipada permitirá evitar multas, otimizar processos e obter uma vantagem competitiva real.

Tem dúvidas sobre se sua empresa está pronta para operar sob as novas regras? Em uma consulta personalizada, analisaremos sua situação e encontraremos as melhores soluções.

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