Vlad, precisamos contratar pessoas.
Como encontramos 19 milhões de rublos apenas proibindo a expansão do quadro de funcionários

Normalmente, o proprietário procura o tracker com um pedido de crescimento. Mas neste caso, o crescimento já aconteceu, e agora há outro problema: Muitos pedidos, os gerentes estão sobrecarregados. Precisamos contratar pessoas urgentemente para dar conta do volume

O proprietário via a solução em contratar ainda mais mão de obra. Decidi primeiro encontrar a causa e investigar o que estava acontecendo

Etapa 1. Digitalização: fatos contra sensações A primeira regra: parar de acreditar em palavras ("estamos cansados") e olhar para os números. Precisávamos entender: onde exatamente o tempo está sendo perdido?

Implementamos a "fotografia do dia de trabalho". Três dias seguidos — quarta, quinta, sexta — a cada 15 minutos registrávamos o que os queridos vendedores estavam fazendo.

O que as medições mostraram:
Em vez de vendas, os gerentes passavam 62% do tempo trabalhando como secretários. Digitavam manualmente notas fiscais no 1C. Corriam pelos escritórios para assinar contratos. Corrigiam erros de digitação. A empresa os pagava como "estrelas", mas os usava como mensageiros.

Etapa 2. Hipótese de milhões
Sentamos com o proprietário e calculamos: "Se automatizarmos a rotina (integrarmos EDI + CRM), NÃO precisamos de novas pessoas. A equipe atual conseguirá fazer 1,5 vezes mais".

Etapa 3. Acompanhamento da implementação
Não basta pensar — é preciso implementar. Normalmente, nesta fase tudo para: os contratados enrolam, os funcionários se rebelam ("antes era melhor"), o proprietário se distrai.

Realizamos uma licitação. Eu garantia que os contratados não apenas "instalassem software", mas resolvessem o problema de negócio — reduzir a rotina e liberar tempo.

Ritmo das sprints: Movíamo-nos em avanços de uma semana. Toda quinta-feira — verificação clara. O que está pronto? Quem está atrasando? O que faremos a seguir?

Domando a sabotagem: Quando a equipe começou a resistir (e isso é inevitável), eu os trazia de volta aos números. Não discutíamos "gosta/não gosta", olhávamos "mais rápido/mais lento".

Etapa 4. Resultado (Ponto B) Após seis meses, calculamos o efeito no volume anual (2400 pedidos).

Veja a mágica dos números: 📉 Processos: Removemos do sistema 22.160 horas de trabalho manual. 👥 Pessoas: Isso equivale ao trabalho de 11 funcionários em tempo integral.

Ganhamos um departamento inteiro de 11 pessoas de graça, apenas limpando o "lixo" dos processos.

💰 Dinheiro: Convertendo horas em folha de pagamento (salário + impostos + escritório) = 19.944.000 rublos de economia por ano.

🚀 Crescimento: 25% do tempo liberado foi direcionado para ligações e vendas. As mesmas pessoas começaram a trazer mais dinheiro.

Principal conclusão: O trabalho do tracker não é dar conselhos. É gerenciar mudanças quando todos estão com medo e é difícil (mesmo que seja o próprio tracker 😁😁😁) e levar a implementação até o fim, sem deixar o processo morrer.

Planilha para acompanhamento de tempo