Vlad, insan almamız gerekiyor.
Personel şişirmeyi yasaklayarak 19 milyon ₽'yi nasıl bulduk

Genelde işletme sahibi, büyüme talebiyle bir trackere gelir. Ama bu sefer büyüme çoktan olmuştu ve şimdi başka bir sorun vardı: Talep çok, yöneticiler boğuluyor. Hacmi kaldırmak için acilen insan almak gerekiyor

İşletme sahibi çözümü daha fazla eleman almada görüyordu. Ben önce sebebi bulmaya ve olup biteni irdelemeye karar verdim

Aşama 1. Sayısallaştırma: gerçekler duygulara karşı İlk kural: sözlere inanmayı bırakın («yorulduk») ve rakamlara bakın. Zamanın tam olarak nerede kaybolduğunu anlamamız gerekiyordu.

«İş günü fotoğrafı»nı uyguladık. Üç gün üst üste — çarşamba, perşembe, cuma — her 15 dakikada bir değerli satış elemanlarının ne yaptığını kaydettik.

Ölçümler ne gösterdi:
Satış yerine yöneticiler zamanın %62'sinde sekreterlik yapıyordu. 1C'ye manuel olarak irsaliye giriyorlardı. Sözleşme imzalamak için odalar arasında koşuyorlardı. Yazım hatalarını düzeltiyorlardı. Şirket onlara «yıldız» gibi ödeme yapıyor, ama kurye gibi kullanıyordu.

Aşama 2. Milyonluk hipotez
İşletme sahibiyle oturup hesapladık: «Rutini otomatikleştirirsek (EDO + CRM bağlarsak), yeni insanlara ihtiyacımız YOK. Mevcut ekip 1,5 kat daha fazla iş yapabilir.»

Aşama 3. Uygulama takibi
Düşünmek yetmez — uygulamak gerek. Genelde bu aşamada her şey durur: yükleniciler işi uzatır, çalışanlar isyan eder («eskiden daha iyiydi»), işletme sahibi dikkati dağılır.

Bir ihale yaptık. Yüklenicilerin sadece «yazılım kurmasını» değil, iş sorununu çözmesini — rutini azaltıp zaman kazandırmasını — sağladım.

Sprint ritmi: Bir haftalık adımlarla ilerledik. Her perşembe net bir kontrol. Ne hazır? Kim yavaşlıyor? Sonra ne yapıyoruz?

Sabotajı evcilleştirme: Ekip direnmeye başladığında (ki bu kaçınılmazdır), herkesi rakamlara yönlendirdim. «Beğen/beğenme» diye tartışmadık, «hızlı/yavaş» diye baktık.

Aşama 4. Sonuç (B Noktası) Altı ay sonra yıllık hacim (2400 sipariş) üzerinden etkiyi hesapladık.

Rakamların büyüsüne bakın: 📉 Süreçler: Sistemden 22.160 saat manuel iş çıkardık. 👥 İnsanlar: Bu, tam zamanlı 11 çalışanın iş yüküne eşdeğer.

Süreçlerdeki «çöpü» temizleyerek bedavaya 11 kişilik bir departman elde ettik.

💰 Para: Saatleri ücretlere (maaş + vergi + ofis) çevirince = yılda 19.944.000 ruble tasarruf.

🚀 Büyüme: %25 boşalan zamanı aramalara ve satışlara yönlendirdik. Aynı kişiler daha fazla para kazandırmaya başladı.

Ana sonuç: Trackerrin işi tavsiye dağıtmak değildir. Herkes korkup zorlandığında (tracker bile olsa 😁😁😁) değişimi yönetmek ve sürecin suya düşmesine izin vermeden uygulamayı sonuna kadar götürmektir.

Zaman takip tablosu