Excel'den uzay gemisine iki eklentiyle 😎

Şirketlerin %90'ında kullanılan ve göz ardı edilen Excel, aslında yeteneklerinin sadece bir kısmını kullanıyor. Veriler elle dolduruluyor, türler elle düzeltiliyor ve "kendiliğinden güncellenir mi?" sorusu derin bir iç çekişe neden oluyor. Çünkü menüdeki iki sekme hâlâ dokunulmamış durumda.

Çoğunluğun programı şöyle: dosyayı indir, elle temizle, formülleri ekle, patrona gönder. Ertesi gün her şey yeniden. Ertesi gün yine. Ölümcül sıkıcı. 😔
Üç tıklamayla yapılması gereken iş için her gün kırk dakika harcanıyor.

Şimdi 2 milyon satır ekleyin. Excel bir milyon satırda tavana çarpar ve çöker. Tamam, dosyayı parçalara bölersiniz. Tablolar arasındaki bağlantıları kaybedersiniz, özet tablo yalan söylemeye başlar.

Ancak 2 eklentiyi etkinleştirip Excel'i maksimumda kullanabilirsiniz.
Bu eklentilerle 2017'de tanıştım. Serbest çalışıyordum. WordPress siteleri ve çeşitli rutin işler. Bir görev geldi. 60 büyük excel dosyasından yalnızca belirli ürün gruplarını çekip tek bir dosyada birleştirmem gerekiyordu. İki gün süre verdiler. İki dosyayı elle birleştirmeyi denedim. Korkunç, sıkıcı ve yorucu. İnterneti araştırmaya başladım, belki sihirli bir hap vardır. Power Query'yi buldum. Arayüzle biraz uğraştıktan sonra klasördeki tüm dosyaları bağladım ve hedef dosyayı 10 dakikada oluşturdum. Neredeyse ayağa kalktım. Tamam, gelin bu eklentilerin ne olduğunu anlatayım 💪

1️⃣ Power Query: Eller olmadan veri

Zaten yerleşik. "Veri" sekmesi, "Al ve Dönüştür" bölümü. Kaynağı bir kez bağlayın, dönüşümü ayarlayın, ardından "Yenile"ye tıklayın. Bir saat süren süreç artık on saniye sürüyor.

Ama bir sorun var. Power Query, veri türlerini yalnızca ilk 200-1000 satıra bakarak "tahmin eder", kaynağa bağlı olarak değişir. CSV için 200 yeterlidir, diğer formatlar için biraz daha fazla. Ancak özü aynı: veriler homojen değilse, sayılar hiçbir uyarı vermeden sessizce metne dönüşür.

Bu nedenle rahat uyumak için veri türlerini her zaman elle ayarlayın. Otomatik algılamaya güvenmeyin. Evet, biraz daha uzun sürer. Ama sonra eski ayarları karıştırıp sorunu aramanız gerekmez.

Ve bir şey daha. Tek bir dev sorgu yapmayın. Her zaman yinelemeli bir yaklaşım kullanın.
Zincir daha iyi çalışır: temizlik için ayrı adım, dönüşüm için ayrı adım. Yüklemeyi de ayrı yapın. Bir şey bozulduğunda (ki olacaktır), sorunu bir saatte değil, bir dakikada bulursunuz.

Ve evet, PQ doğrudan veritabanlarına bağlanmanıza izin verir ✅

2️⃣ Power Pivot: Tavansız Excel

1.048.576 satır, normal Excel'in sınırıdır. Power Pivot, VertiPaq sıkıştırmasıyla (Power BI'ın içindeki aynı motor) on milyonlarca satırı tutar. xlsx dosyası daha ağırlaşır, içine bir veritabanı paketlenir. Ancak bellekte veriler çok daha az yer kaplar: VertiPaq yaklaşık 10 kat sıkıştırır (kesin rakam verilere bağlıdır), satır bazında değil sütun bazında depolar. Büyük veriler uçar.

En önemli şey ölçülerdir. Her şeyi hesaplanmış sütunlara koymayın: onlar her zaman hesaplanır ve modeli şişirir, oysa ölçü yalnızca özet tabloda gördüğünüzde, belirli filtre bağlamında hesaplanır. Fark katlarca.

Power Pivot'un kalbi CALCULATE işlevidir. Hesaplama bağlamını değiştirir. "İadeler hariç satışlar", "sadece Moskova için plan", "fiyat %10 artarsa ne olur". Bunların hepsi CALCULATE.

Elma severler (Apple) için, ki ben de öyleyim 😁
Power Pivot macOS'ta kullanılamaz. Üzücü ama durum bu. Takımda Mac kullanan meslektaşlarınız varsa, bu harikayı göremezler.

Raporlarınız Excel etrafında dönüyorsa, bu iki eklentiyi deneyin 👇

#excel

@data_dzen 🙂