Одна из наиболее частых проблем Советов молодых ученых формулируется достаточно просто:

«У нас много идей, но нам не дают ресурсы».

Под ресурсом при этом обычно понимается прежде всего бюджет.

Однако для реализации проектов СМУ могут быть не менее важны помещение, доступ к оборудованию, рабочее время сотрудников, поддержка медиацентра, участие эксперта, командировочные расходы или решение руководителя, которое позволяет проекту получить приоритет.

Поэтому управление ресурсами начинается не с вопроса:

«Сколько денег необходимо СМУ?»

а с другого:

Какой ресурс необходим для реализации конкретного сервиса или проекта, какую ценность этот проект создает и кто является держателем нужного ресурса?

Именно такая логика позволяет перейти от общего запроса «поддержите деятельность Совета» к понятному управленческому предложению.

Сначала проект — потом ресурс

В предыдущих материалах мы последовательно формировали:

цель → стейкхолдеров → сервисы → КПЭ → организационную структуру → процессы.

Ресурс появляется практически в конце этой цепочки неслучайно.

Если начать с бюджета, очень легко сформировать перечень:

• деньги на мероприятия;
• помещение для СМУ;
• оборудование;
• командировки;
• сувенирная продукция.

Но руководству будет сложно понять, почему именно эти расходы необходимы и какой результат организация получит в обмен на выделенный ресурс.

Для этого необходим другой порядок:

Потребность стейкхолдера → сервис или проект СМУ → ожидаемый результат → необходимые действия → необходимые ресурсы → обоснование запроса держателю ресурса

Именно поэтому потребность в ресурсах должна формироваться через утвержденный портфель проектов и сервисов, отвечающий интересам стейкхолдеров и создающий ценность для руководителя организации как заказчика.

Какие ресурсы может использовать СМУ

Выделяются четыре основные группы.

1. Финансовые ресурсы

Они подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние

Это средства самой организации, выделяемые на деятельность Совета, реализацию проектов или отдельных сервисов.

Например:

• командировочные расходы;
• проведение программы или мероприятия;
• закупка необходимых материалов;
• финансирование небольшого проекта;
• обеспечение операционной деятельности.

Внешние

Основной источник – грантовые средства.

При этом внешний грант — это не просто «дополнительные деньги СМУ».

Получение финансирования означает принятие организацией обязательств по:

• реализации заявленного проекта;
• соблюдению сроков;
• достижению показателей;
• исполнению условий гранта.

Поэтому решение о привлечении внешнего финансирования необходимо рассматривать одновременно как получение ресурса и принятие ответственности.

2. Человеческие ресурсы

Для СМУ эта категория особенно важна, поскольку значительная часть деятельности Совета строится на участии людей.

Можно выделить четыре возможных источника человеческого ресурса:

Управленческий состав СМУ

Председатель, заместители, секретарь и другие участники постоянной структуры.

Добровольные участники из организации

Сотрудники, которые не входят в руководство Совета, но готовы включаться в отдельные проекты или сервисы.

Участники, вовлеченные через внутренние решения организации

В некоторых проектах может потребоваться участие сотрудника профильного подразделения в рамках распоряжения или иной внутренней договоренности.

Внешние специалисты

Эксперты и участники других организаций, которые могут быть включены в межорганизационные рабочие группы.

Такое разделение важно, потому что не весь человеческий ресурс необходимо включать в постоянный состав СМУ.

Для конкретного проекта может понадобиться:

эксперт на два часа, дизайнер на неделю, представитель юридической службы на этапе согласования или пять молодых ученых в рабочую группу на три месяца.

Это ресурс проекта, а не обязательно новая должность внутри Совета.

Время человека — тоже ресурс

При планировании человеческого ресурса полезно помнить очевидную, но часто забываемую вещь:

участие человека имеет стоимость даже тогда, когда оно не оплачивается напрямую.

Если в двухчасовой рабочей встрече участвуют десять сотрудников, организация фактически использует двадцать человеко-часов.

Поэтому вопрос должен звучать не только: «Кого мы можем привлечь?» но и:

«Для какого результата участие именно этого человека действительно необходимо?»

Это особенно важно для добровольных объединений.

Чем больше СМУ использует людей в неэффективных встречах и проектах без понятного результата, тем быстрее истощается самый дефицитный ресурс Совета — готовность участников продолжать вкладывать собственное время.

3. Инфраструктурные ресурсы

Инфраструктура делится на три категории.

Постоянно закрепленная за СМУ

Например:

• помещение;
• рабочие места;
• оборудование, необходимое для постоянной деятельности.

Внутренняя инфраструктура организации, привлекаемая под конкретный проект

Например:

• аудитория;
• лаборатория;
• медиацентр;
• оборудование;
• цифровая платформа;
• информационные ресурсы.

Внешняя инфраструктура

Ресурс другой организации, который привлекается для конкретной задачи или совместного проекта.

Главный принцип здесь тот же:

СМУ не обязательно должно владеть ресурсом постоянно, если его можно получать тогда, когда он необходим для конкретной деятельности.

Это позволяет не превращать развитие Совета в постоянную борьбу за закрепление максимального количества помещений и оборудования.

4. Административный ресурс

Это, пожалуй, самая важная и одновременно наименее очевидная категория.

Административный ресурс определяется через вовлеченность стейкхолдера — держателя ресурса, который обеспечивает приоритизацию проектов и сервисов СМУ и тем самым делает возможным либо ускоряет получение других ресурсов.

Проще говоря, административный ресурс возникает тогда, когда ответственный руководитель считает проект СМУ значимым и готов использовать свои полномочия, чтобы помочь ему состояться.

Например:

СМУ необходима аудитория.

Физически аудитория в организации существует.

Но без решения держателя ресурса она может быть недоступна в нужные даты.

Или:

для проекта требуется участие сотрудника другого подразделения.

Компетенция в организации есть.

Но руководитель подразделения должен приоритизировать эту работу относительно остальных задач сотрудника.

В этом смысле наличие ресурса в организации и доступ СМУ к ресурсу — не одно и то же.

Связывает их административная поддержка.

Почему административный ресурс особенно важен для СМУ

Поскольку СМУ не является доходной структурой организации, административный ресурс становится ключевым условием его системного функционирования.

Совет редко может самостоятельно:

• перераспределить бюджет;
• обязать подразделение выделить сотрудника;
• предоставить себе помещение;
• изменить внутренний процесс;
• поставить задачу сервисной службе.

Зато он может показать стейкхолдеру:

какую его потребность решает проект → какой результат будет получен → какой ресурс требуется → почему этот ресурс необходимо выделить сейчас.

В такой модели доступ к ресурсу возникает не из-за статуса СМУ как молодежного объединения, а благодаря обоснованной ценности проекта.

Держатель ресурса — не обязательно заказчик СМУ

Необходимый ресурс может находиться у стейкхолдера.

Например:

бюджет на научный проект — у научного блока;

информационные каналы — у службы коммуникаций;

помещение — у административного блока;

сотрудники — у руководителя соответствующего подразделения;

внешняя экспертиза — у партнера.

Поэтому при описании ресурса полезно сразу определить:

• Что требуется?

• Кто является владельцем или держателем?

• Какую потребность этого стейкхолдера закрывает проект?

• Какое решение требуется от него?

Это делает коммуникацию значительно более предметной.

Ресурсы бывают операционными и проектными

Следует различать ресурсы по тому, для какой деятельности они используются.

Ресурсы операционной деятельности

Они необходимы для поддержания самого функционирования СМУ.

Например:

• постоянное помещение;
• базовое оборудование;
• работа управленческого состава;
• командировочный бюджет.

Ресурсы проектной деятельности

Они собираются под конкретную потребность.

 В качестве примера можно привести:

• сотрудники организации;
• грантовые средства;
• медиацентр;
• аудитории;
• сотрудники сервисных подразделений.

Ресурсы для реализации сервисов

Здесь может использоваться комбинация финансового, человеческого, инфраструктурного и административного ресурса.

Такая классификация позволяет избежать ситуации, когда разовая потребность проекта превращается в постоянный запрос СМУ.

Как обосновывать ресурсный запрос

Ресурсный запрос лучше строить не в формате:

«Нам нужно 300 тысяч рублей на проведение мероприятия».

А последовательно:

1. Какая существует потребность

Например:

молодые ученые не умеют качественно упаковывать инициативы в проекты.

2. Для какого стейкхолдера это важно

Например:

для руководства организации, заинтересованного в появлении качественного портфеля инициатив.

3. Какой сервис реализует СМУ

Программа акселерации проектов.

4. Как выглядит ожидаемый результат

Определенное количество инициатив прошло экспертизу и получило решение о поддержке.

5. Какие ресурсы необходимы

Например:

• эксперт;
• помещение;
• доступ к информационным каналам;
• небольшой бюджет на проведение;
• административная поддержка профильного руководителя.

6. Как будет оцениваться эффективность использования ресурса

Через заранее определенный результат и соответствующие КПЭ.

В результате обсуждается уже не расход, а инвестиция в согласованный результат.

Ресурс необходимо привлекать последовательно

Важный принцип — не стремиться получить максимальный ресурс сразу.

Целесообразно последовательно расширять его объем, опираясь на результаты уже реализованных проектов и сервисов.

Логика выглядит примерно так:

небольшой ресурс → первый подтвержденный результат → демонстрация ценности стейкхолдеру → более высокий уровень доверия → расширение ресурса → более масштабный проект

Это особенно важно для нового СМУ или команды, которая еще не сформировала устойчивую репутацию внутри организации.

Запросить большой бюджет значительно проще после того, как Совет уже продемонстрировал способность эффективно использовать меньший.

Ресурс необходимо не только получить, но и удерживать

Сам факт выделения бюджета, помещения или сотрудника еще не означает устойчивой ресурсной модели.

Держатель ресурса должен видеть, что произошло благодаря его решению.

Именно поэтому ресурсный контур напрямую связан с операционной моделью СМУ.

Отчетные мероприятия позволяют демонстрировать стейкхолдерам:

• факт реализации проекта;
• динамику достижения КПЭ;
• эффективность использования выделенного ресурса;
• возникшие ограничения;
• необходимость продолжения или расширения поддержки.

Регулярная отчетность связана с удержанием внимания стейкхолдеров и сохранением административной поддержки.

Поэтому логика должна быть циклической:

получили ресурс → использовали → показали результат → подтвердили ценность → обсудили следующий ресурсный запрос.

Ресурс должен быть закреплен

Устная договоренность:

«Да, конечно, пользуйтесь аудиторией»

может работать до первой смены обстоятельств.

Необходимо документально закреплять факт выделения внутреннего ресурса — например, распоряжением или протоколом — с определением ответственного со стороны СМУ и срока использования ресурса.

Для внешних ресурсов рекомендуется соответствующее межорганизационное оформление или иное решение владельца ресурса.

Это особенно важно, если речь идет о:

• финансировании;
• долгосрочном использовании помещения;
• вовлечении сотрудников;
• внешней инфраструктуре;
• грантовых обязательствах.

Документальное закрепление превращает намерение в управленческое обязательство сторон.

Получение ресурса создает обязательства и для СМУ

Ресурсный запрос — двусторонняя договоренность.

Если Совет просит:

• деньги;
• время сотрудника;
• помещение;
• поддержку руководителя;
• доступ к инфраструктуре,

он должен быть готов принять на себя обязательство использовать ресурс в соответствии с заявленной целью и представить результат.

Именно поэтому в практическом задании по ресурсам участникам предлагается не только определить необходимый ресурс, но и заранее обсудить:

• какие обязательства принимает СМУ;
• на каких отчетных мероприятиях будет показываться результат;
• каким образом будет продемонстрирована эффективность использования ресурса.

Это важное изменение позиции.

Не: «Организация должна поддерживать СМУ». А: «Для достижения согласованного результата нам необходим такой ресурс; мы берем на себя такие обязательства и в такой момент покажем результат его использования».

Особый случай — грантовое финансирование

При внешнем финансировании ответственность становится еще более формальной.

Если внешний ресурс привлекается в виде гранта, обязательства принимает организация, а руководство СМУ совместно с профильным заместителем руководителя отвечает за достижение заявленных показателей.

Поэтому грант не следует рассматривать просто как возможность получить деньги на желаемую активность.

До подачи заявки необходимо понимать:

• кто юридически принимает обязательства;
• кто будет руководить реализацией;
• какие показатели необходимо достигнуть;
• какие ресурсы потребуется софинансировать или дополнительно привлечь;
• кто отвечает за отчетность;
• что произойдет, если команда СМУ изменится до завершения проекта.

Сначала используйте существующий ресурс

При проектировании легко автоматически переходить к запросу нового бюджета.

Но часть потребностей может быть закрыта уже существующим ресурсом организации.

Например:

нужен не новый медиацентр, а доступ к существующему;

не отдельная аудитория СМУ, а возможность регулярно бронировать имеющиеся помещения;

не новый эксперт в штате, а участие специалиста из профильного подразделения;

не собственная образовательная платформа, а использование действующей системы университета.

Поэтому перед привлечением ресурса полезно задать вопрос:

какой необходимый ресурс уже существует в организации и что мешает СМУ получить к нему доступ?

Нередко проблема находится не в отсутствии ресурса, а именно в недостатке административной приоритизации.

Как спланировать ресурсы своего СМУ

Возьмите карточки уже сформированных сервисов и проектов.

Для каждого последовательно определите:

Что необходимо?

Деньги, люди, инфраструктура, административное решение.

В каком объеме?

Не «нужна помощь сотрудников», а конкретная потребность.

Когда?

Постоянно или только на определенном этапе проекта.

Кто является держателем ресурса?

Конкретное подразделение, руководитель или внешняя организация.

Почему ему выгодно выделить ресурс?

Какую его потребность закрывает проект?

Что СМУ берет на себя?

Какой результат и в какой срок должен быть получен?

Как будет подтвержден результат?

На каком отчетном ритуале, какими данными и КПЭ?

После такой работы получается уже не просто бюджет СМУ, а ресурсная архитектура его портфеля проектов и сервисов.

Результат работы с разделом

После проработки этого материала команда СМУ должна:

• определить ресурсы, необходимые для постоянной деятельности Совета;
• отдельно определить ресурсную потребность каждого проекта и сервиса;
• разделить ресурсы на финансовые, человеческие, инфраструктурные и административные;
• определить держателя каждого значимого ресурса;
• связать ресурсный запрос с потребностью стейкхолдера и ожидаемым результатом;
• определить обязательства СМУ при получении ресурса;
• установить, где и когда будет демонстрироваться эффективность его использования;
• определить порядок документального закрепления значимых ресурсов;
• отказаться от запроса ресурсов, не связанных с конкретными сервисами или проектами;
• сформировать подход к последовательному расширению ресурсной поддержки на основании достигнутых результатов.

На выходе должен появиться не список того, чего СМУ не хватает, а обоснованная система привлечения, использования и удержания ресурсов для реализации согласованного портфеля деятельности.

Вопросы для самопроверки

Обсудите внутри команды:

• Какие ресурсы сегодня фактически использует ваш СМУ?
• Какие из них принадлежат самому Совету, а какие предоставляются другими подразделениями?
• Кто является держателем каждого ключевого ресурса?
• Можете ли вы объяснить, какую ценность получает этот стейкхолдер в обмен на выделение ресурса?
• Какие ресурсы необходимы постоянно, а какие только для отдельных проектов?
• Какие существующие ресурсы организации вы пока не используете?
• Какие барьеры мешают получить к ним доступ?
• Действительно ли необходим новый бюджет — или проблему можно решить административным решением?
• Какие обязательства принимает Совет при получении ресурса?
• Где и как вы демонстрируете результат его использования?
• Закреплены ли значимые ресурсные договоренности документально?
• Есть ли ресурсы, которые СМУ получает ежегодно «по традиции», но не может показать создаваемый ими результат?
• Есть ли проекты, под которые ресурс уже привлечен, но персональная ответственность за его использование не определена?
• Какой небольшой успешный проект может стать основанием для следующего, более масштабного ресурсного запроса?

Если ресурсный разговор начинается с фразы «нам нужно больше денег», полезно вернуться на несколько шагов назад и сначала ответить: для какого результата, для какого стейкхолдера и почему именно такой ресурс необходим?

Следующий материал: Как собрать целевую модель своего СМУ

Павел Сорокин