✍¿Cómo gestionar un proyecto y no perderse en informes, papeles y documentos?

La implementación de un proyecto, especialmente uno subvencionado, requiere una atención cuidadosa a la redacción de contratos, la integridad y legibilidad de los recibos, y la correcta elaboración de actas.

Aquí tienes algunos trucos

1️⃣ Si recibiste una subvención, revisa detenidamente el acuerdo con el otorgante. En él se indica que debes incluir en cualquier contrato una cláusula que permita al otorgante contactar al proveedor para verificar la documentación. Asegúrate de agregar a esta cláusula el número de tu acuerdo con el otorgante.

2️⃣ Revisa todos los contratos en busca de errores ortográficos, completa tus datos completos y los del proveedor, y no olvides las firmas manuscritas en los documentos.

3️⃣ Cada contrato debe tener una especificación, términos de referencia y un acta.

4️⃣ Solicita al proveedor de bienes o servicios y guarda todos los recibos. En cuanto recibas un recibo en papel, escanéalo. ¡No lo tires, guárdalo en una carpeta especial!

5️⃣ Crea una carpeta en tu computadora, dividida en secciones por cada partida de gasto, y escanea inmediatamente los documentos allí: todas las páginas del contrato con firmas, la especificación, los términos de referencia, las actas, los recibos y la factura de mercancías, si el proveedor la proporcionó junto con el producto.

6️⃣ Al realizar un pedido en marketplaces, haz una captura de pantalla de tu cuenta personal donde se muestre tu pedido. Adjunta esta captura a los documentos y recibos correspondientes.

➡️Recuerda: cuanto más cuidadosamente desde el principio manejes los documentos, más fácil será presentar los informes.

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